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I dati anagrafici invecchiano (non bene) come il vino

Uno dei fatti che stupisce sempre e che emerge costantemente dalle analisi dei dati anagrafici delle aziende che trattiamo abitualmente è che essi… invecchiano.

Nonostante gli sforzi e la cura che vengono profusi nell’acquisirli e nel gestirli il più possibile con attenzione succede che i dati con il passare del tempo perdono di validità a causa di alcuni fenomeni. Vediamo quali sono questi fenomeni e qual è il loro impatto. Stiamo parlando ovviamente dei dati relativi all’indirizzo.

Variazioni di Provincia (cancellazione, fusione, spostamento di comuni)

Si tratta di un evento piuttosto raro fortunatamente ma quando avviene ha un impatto notevole. 

L’area in cui c’è stato più fervore in questo senso è certamente la Sardegna in cui nel giro di qualche anno si è assistito alla creazione di nuove province e poi la loro successiva riorganizzazione.

L’impatto di questo tipo di cambiamenti è notevole perché la provincia sbagliata in un indirizzo compromette in modo significativo la sua recapitabilità. Molti altri processi aziendali potrebbero esserne impattati. Pensiamo ad esempio a tutta la reportistica organizzata per provincia.

Variazioni nella struttura dei comuni (fusioni, cancellazioni, istituzione di nuovi comuni)

È diventato un fenomeno piuttosto frequente negli ultimi anni a causa della spinta a cancellare i comuni più piccoli e ad aggregarli in comuni più grossi e per la tendenza delle grosse città ad acquisire i comuni limitrofi.

Un numero variabile fra 20-50 comuni è stato impattato ogni anno negli ultimi 5,6 anni. L’elenco dei comuni variati viene pubblicato da ISTAT all’inizio dell’anno. Successivamente Poste Italiane assegna un nuovo CAP al nuovo Comune (o decide di mantenere il precedente).

Gli impatti possono essere significativi e non banali. Succede spesso ad esempio, nella fusione di due comuni in uno unico, che il comune risultante dalla fusione possiede due “VIA ROMA” due “VIA GARIBALDI” etc., etc. Non è quindi sufficiente in questi casi sostituire il nome del comune di provenienza (che è stato soppresso) con il nome del nuovo comune creato, ma è necessario in quello specifico indirizzo specificare che stiamo riferendoci alla “VIA ROMA del COMUNE x”.

Variazioni nei CAP

La pubblicazione dell’elenco ufficiale dei CAP avviene regolarmente due o tre volte all’anno. Alcuni rilasci sono significativi in termini di variazioni dei codici di avviamento postale altri meno. In generale comunque un certo numero di CAP viene rivisto ad ogni rilascio.

Il CAP è chiave nella recapitabilità della posta massiva ad esempio, ed è utilizzato anche da altri operatori postali (diversi da Poste). In linea di principio il CAP presente in anagrafica dovrebbe essere verificato almeno una volta all’anno.

Cambiamento di odònimo/toponimo delle strade

Un fenomeno abbastanza frequente e in alcuni casi con un impatto notevole (Si ricorda il caso del comune di Locorotondo che ha cambiato in un colpo solo la denominazione di tutte le strade).

Tale fenomeno si è intensificato negli ultimi anni a causa dell’introduzione di uno stradario unico dei comuni sul quale ISTAT (denominato ANNCSU) ha posto alcune “regole stilistiche” nella assegnazione dei nomi delle strade. (Vedi altro post sull’argomento sul nostro blog).

Tale indicazione normativa ha determinato la variazione degli stradari comunali per conformarsi alla nuova dizione richiesta.

Poiché lo stradario nazionale contiene circa 1,3 milioni di nomi di strade questo fenomeno è statisticamente non significativo pur coinvolgendo migliaia di nomi di strade ogni anno. Tuttavia al cambiare del nome della strada nel tempo l’indirizzo memorizzato con la vecchia denominazione diventa invalido.

I dati anagrafici invecchiano
Come gestire questi fenomeni sulla propria anagrafica per metterla al riparo dall’usura del tempo?

Data l’ineluttabilità di questo fenomeno è necessario avere in essere una policy per gestirlo. Possiamo con uno sforzo contenuto tenere traccia delle variazioni delle Province e dei Comuni. Più difficile seguire le variazioni dei CAP e dei nomi delle strade.

Un approccio unico e che può essere pianificato ad esempio due volte all’anno consiste nell’avere gli elementi degli indirizzi geocodificati. (La geocodifica consiste nella assegnazione di codici univoci agli elementi dell’indirizzo e si differenzia dalla georefenziazione che invece assegna le coordina geografiche).

La geocodifica si realizza scontrando i propri indirizzi con uno stradario completo contenente tutti i comuni, frazioni e nomi delle strade (con relativi CAP). Come ad esempio lo stradario di Streetmaster.

Dopo avere geocodificato gli indirizzi della propria anagrafica sarà semplice seguire la traccia di tutte le variazioni intervenute a tutti i livelli semplicemente utilizzando il codice strada (che a stradario è agganciato al nome corrente, al nome passato, al CAP, frazione, comune e provincia di appartenenza).

Un’alternativa è quella di sottoporre a normalizzazione periodica tutti gli indirizzi dell’anagrafica. Il normalizzatore, come ad esempio quello di Streetmaster, individuerà tutti gli indirizzi che non sono più validi e li correggere automaticamente (o segnalerà un’inconsistenza sullo stesso).

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